LEGAL DOCUMENT

Illegal Content Notices and Contact Points (DSA)

Version 1.0 · effective 2026-07-29

Wersja / Version 1.0 — obowiązuje od 29 lipca 2026 r.

0. Zakres

TOL jest usługą prywatnej korespondencji, a nie platformą internetową w rozumieniu DSA — motyw 14 rozporządzenia wyłącza komunikację interpersonalną z pojęcia „rozpowszechniania publicznego". TOL przechowuje jednak treści na zlecenie Użytkowników, dlatego stosuje mechanizm zgłaszania i działania z art. 16 i 17 DSA oraz utrzymuje punkty kontaktowe z art. 11–12.

Mechanizmy opisane poniżej zapewniają użytkownikom i osobom trzecim prostą drogę zgłoszenia podejrzenia nielegalnego użycia Serwisu.

1. Punkty kontaktowe

1.1. Dla organów państw członkowskich, Komisji i Rady Usług Cyfrowych

Adres elektroniczny: dsa@theoldletters.com Języki: polski, angielski Podmiot: Joanna Szamota Blackgrain Workshop, ul. Zachodnia 24, 05-822 Milanówek, Polska

1.2. Dla użytkowników

Adres elektroniczny: support@theoldletters.com Formularz bez logowania: https://theoldletters.com/report-illegal-content Zgłoszenie w produkcie: przy Liście, wątku, profilu, zaproszeniu lub członku Family Języki: polski, angielski

TOL nie wymaga korzystania wyłącznie ze zautomatyzowanych narzędzi w kontakcie z użytkownikiem.

1.3. Cyfrowy koordynator usług

Koordynatorem do spraw usług cyfrowych w Polsce jest Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej, wyznaczony uchwałą Rady Ministrów obowiązującą od 15 maja 2025 r. Adres: ul. Giełdowa 7/9, 01-211 Warszawa, tel. +48 22 33 04 000, formularz kontaktowy: https://pue.uke.gov.pl.

Wyznaczenie ma charakter tymczasowy do czasu wejścia w życie ustawy wdrażającej DSA. Jeżeli w wyniku tej ustawy zmieni się właściwy organ, zaktualizujemy niniejszy dokument.

2. Zgłoszenie nielegalnej treści — co musi zawierać

Formularz przyjmuje zgłoszenie od każdego, także od osoby niezalogowanej i niebędącej użytkownikiem.

Pola:

1. kategoria — wybór z listy (wykorzystywanie seksualne dziecka, grooming, sextortion, groźby, nękanie, stalking, intymne treści bez zgody, oszustwo, podszywanie się, naruszenie praw autorskich, inne naruszenie prawa);
2. wskazanie treści — identyfikator Listu, wątku, profilu, zaproszenia lub adres URL, dokładny na tyle, by treść dała się zlokalizować;
3. uzasadnienie — dlaczego zgłaszający uważa treść za nielegalną;
4. dane kontaktowe — imię i adres e-mail, z wyjątkiem zgłoszeń dotyczących wykorzystywania seksualnego dziecka i innych przestępstw przeciwko małoletnim, gdzie zgłoszenie anonimowe jest dopuszczalne;
5. oświadczenie w dobrej wierze — że informacje są, w przekonaniu zgłaszającego, prawidłowe i kompletne;
6. preferencja poufności wobec opiekuna — dla zgłaszających małoletnich;
7. pilność — czy istnieje bezpośrednie zagrożenie.

Zgłoszenie zawierające punkty 1–3 i 5 uznaje się za wystarczająco precyzyjne, by dawało podstawę do faktycznej wiedzy o nielegalnym charakterze treści.

Potwierdzenie odbioru jest wysyłane niezwłocznie, gdy zgłaszający podał adres e-mail.

3. Szyfrowanie a rozpatrywanie zgłoszeń

TOL nie może odczytać treści Listów. Ma to konkretne konsekwencje dla procesu:

• Zgłoszenie od uczestnika korespondencji — zgłaszający wybiera konkretny materiał, aplikacja pokazuje podgląd zakresu, materiał odszyfrowuje się lokalnie i szyfruje na nowo dla ograniczonego zespołu bezpieczeństwa. Cały wątek nie jest dołączany automatycznie.
• Zgłoszenie od osoby trzeciej — TOL nie może sam zweryfikować treści. Może natomiast działać na poziomie metadanych i konta: ograniczyć kontakt, zawiesić konto, zabezpieczyć obiekt, przekazać sprawę organowi.
• Zgłoszenie od organu — obsługiwane zgodnie z podstawą prawną żądania; TOL nie może dostarczyć treści, których nie może odszyfrować, i informuje o tym organ wprost.

Ograniczenie techniczne nie jest wymówką od działania. Jest okolicznością, którą trzeba udokumentować przy każdej decyzji.

4. Uzasadnienie decyzji

Gdy TOL ograniczy widoczność treści, zawiesi lub zakończy świadczenie usługi albo zawiesi konto, przekazuje osobie, której to dotyczy, jasne i konkretne uzasadnienie zawierające:

1. czy decyzja obejmuje usunięcie treści, ograniczenie dostępu, depozycjonowanie, zawieszenie konta lub inne działanie, oraz jej zakres terytorialny i czasowy;
2. fakty i okoliczności, na których oparto decyzję, w tym czy podstawą było zgłoszenie zewnętrzne czy wykrycie własne;
3. czy użyto zautomatyzowanych środków;
4. podstawę prawną albo postanowienie regulaminu, na którym oparto decyzję, wraz z wyjaśnieniem, dlaczego treść uznano za sprzeczną z tą podstawą;
5. informację o możliwości odwołania i terminie.

Uzasadnienia nie przekazuje się, gdy zabrania tego prawo, gdy przekazanie utrudniłoby postępowanie albo gdy stwarzałoby ryzyko dla bezpieczeństwa osoby — w szczególności przy sprawach dotyczących dziecka, gdzie poinformowanie sprawcy może zwiększyć zagrożenie.

5. Odwołanie

Termin: 6 miesięcy od decyzji. Kanał: support@theoldletters.com lub panel konta. Rozpatrzenie: bez zbędnej zwłoki, w sposób niedyskryminacyjny i staranny, nie wyłącznie automatycznie. Skutek: utrzymanie, zmiana lub uchylenie decyzji, z uzasadnieniem.

Odwołanie przysługuje zarówno osobie, wobec której podjęto decyzję, jak i zgłaszającemu, którego zgłoszenia nie uwzględniono.

Skorzystanie z odwołania nie pozbawia prawa do drogi sądowej ani do skargi do organu.

6. Terminy

Terminy są zobowiązaniem wobec użytkownika. W sprawach złożonych poinformujemy zgłaszającego o przyczynie i przewidywanym terminie zakończenia.

7. Nadużywanie mechanizmu

TOL może zawiesić na rozsądny czas rozpatrywanie zgłoszeń od podmiotu, który często składa zgłoszenia oczywiście bezzasadne, po uprzednim ostrzeżeniu i z zachowaniem prawa do odwołania. Ocena uwzględnia liczbę, proporcję i wagę zgłoszeń oraz intencję.

Ten mechanizm nie ma zastosowania do zgłoszeń dotyczących bezpieczeństwa dzieci. Ryzyko odrzucenia prawdziwego zgłoszenia jest tu nieproporcjonalnie większe niż koszt obsłużenia fałszywego.

EN — Summary

TOL is a private correspondence service, not an online platform within the meaning of the DSA: recital 14 excludes interpersonal communication from "dissemination to the public". TOL does store content at its Users' request, and therefore operates the Article 16 notice-and-action mechanism, Article 17 statements of reasons, and the contact points under Articles 11–12.

The Polish Digital Services Coordinator is the President of the Office of Electronic Communications (Prezes UKE), ul. Giełdowa 7/9, 01-211 Warszawa, +48 22 33 04 000.

Contact point for authorities: dsa@theoldletters.com. Contact point for users: support@theoldletters.com and /report-illegal-content, available without an account.

Because TOL cannot read Letter content, reports from third parties are actioned at the account and metadata level rather than by content review. This limitation is documented in every decision rather than used as a reason not to act.

Reports concerning child safety are exempt from the abusive-notice suspension mechanism and receive absolute priority.